Organisation de mes documents numériques
¤ Article mis à jour le 07 avril 2021 ¤
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Dans cet article, j’ai essayé de vous résumer comment j’organise mes documents et dossiers numériques.
Je vous présente ci-dessous mes différents outils :
- Le dossier Ecole sur mon PC (et sur ma clé USB) ;
- Mes favoris sur Google et un NetBoard ;
- Le Drive de Google ;
- L’espace Tribu.
Le dossier Ecole sur mon PC
On attaque avec le plus simple et ce que tout le monde a ! Chaque année, je crée un nouveau dossier pour l’année qui va débuter. J’archive les années précédentes dans un autre dossier.
Ah, et j’utilise un logiciel pour synchroniser le dossier Ecole sur mon PC et celui sur ma clé USB. C’est gratuit (une version payante existe) et ça s’appelle AOMEI BackUpper. J’ai opté pour l’option suivante : chaque jour à 19h, quand ma clé USB est branchée à mon PC, ça synchronise automatiquement les nouveautés sur la clé.
Ça se présente toujours plus ou moins de la même façon, voici donc ma version 2020 :
Mes favoris sur Google
J’aborde à présent un sujet qui ne concernera pas tout le monde. J’ai la chance d’avoir un TBI en classe, et j’utilise donc beaucoup le numérique pour projeter des images, des vidéos, etc.
Je me connecte donc sur l’ordinateur du TBI à un compte Google « pro », c’est-à-dire pas mon compte personnel avec tous mes petits favoris pour la maison ou mes mots de passe perso enregistrés. 😉
Je suis en train de modifier mes favoris sur Google, notamment pour faciliter la vie à un éventuel remplaçant qui se connecterait à mon ordinateur de classe. J’essaye de mettre des liens directs dans mes favoris, plutôt que de gros dossiers avec tout plein de choses dedans.
Exemple concret : J’ai crée un Netboard, qui me sert à « ranger » tous mes liens divers et variés vers des vidéos Youtube, du contenu Lumni, des petits films d’animations, etc. Il y a aussi des liens vers ce site pour permettre aux remplaçants de voir mes programmations, mes docs en anglais, en QLM, etc. Je ne peux pas vous mettre le lien direct vers mon NetBoard, parce qu’il contient des infos utiles aux remplaçants (mon mail, mon numéro de téléphone, etc.).
PS : J’utilise bien sûr AdBlock en classe. Que ce soit bien ou mal de bloquer les publicités d’un point de vue « éthique », ce n’est pas la question. C’est nécessaire pour « protéger » les élèves lorsqu’on navigue sur internet.
Le Drive
En 2016, il m’est arrivé un gros souci. Mon chat a renversé de l’eau sur mon ordinateur, ce qui a instantanément grillé tous ses composants. Impossible d’allumer le PC, et impossible de récupérer mes documents. J’ai donc tout perdu.
Pour éviter que cela ne se reproduise, j’utilise le Drive de Google. A priori, tout le monde connait ! C’est un service de stockage de documents en ligne, géré par Google. Il suffit de déposer vos documents sur le Drive pour qu’ils soient conservés sur internet (et comme ça, même si votre PC vous lâche, vous ne perdez rien 🙂 ).
Sauf que déposer des dossiers un à un, les mettre à jour régulièrement, etc., c’est un enfer ! J’ai donc opté pour une solution que je trouve très efficace !
Il s’agit d’un petit logiciel qui importe et stocke automatiquement vos dossiers sur le Drive. Il se nomme Backup and Sync.
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EDIT SEPTEMBRE 2021 : « Backup and Sync » est devenu « Google drive pour ordinateur ». Son fonctionnement est le même. 🙂
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Je vous explique son fonctionnement très simple ci-dessous :
- Vous le téléchargez
- Vous entrez l’adresse mail de votre compte Google
- Vous choisissez quels dossiers doivent être automatiquement sauvegardés sur le Cloud : j’ai des dossiers « perso » et mes dossiers d’école.
- C’est tout !
Ça sauvegarde automatiquement sur le Drive, parfait, mais comment retrouver les documents en question ?
Sur votre navigateur, vous accédez à votre Drive (se connecter à votre compte Google) et tous vos dossiers sont rangés là ! N’oubliez pas de mettre votre Drive en favori quelque part pour le retrouver rapidement. Je l’utilise en classe quand j’ai oublié ma clé USB. 😉
De mémoire, les dossiers sauvegardés automatiquement grâce à Backup and Sync apparaissent dans l’onglet « Ordinateur » sur le Drive.
La version gratuite du Drive offre 15 Go. Personnellement, j’atteins difficilement les 13 Go. Je n’ai donc jamais eu besoin d’acheter une version payante.
Tribu
Pour retrouver en un clin d’œil tous les documents administratifs de l’école, j’ai crée un espace Tribu. Ici, il ne s’agit pas de mes documents personnels, mais de tous les docs utiles à l’école. L’espace Tribu est a priori disponible dans toutes les académies, c’est dédié aux personnels de l’Education Nationale, et donc totalement adéquat pour assurer la sécurité des documents.
Il faut créer un espace et l’organiser comme vous le souhaitez. Il y a des dossiers et des sous-dossiers. C’est plutôt bien organisé : on peut déposer tous types de fichiers. On peut également héberger des documents de traitement de texte collaboratifs, où chacun peut contribuer.
Pour ma part, j’ai prévu 6 parties actuellement :
- Infos générales sur l’école : Présentation de l’école, les règles communes de l’école, le projet d’école, le PEDT, les commandes de classe, le fonctionnement général, etc.
- L’organisation et les documents pour l’année en cours : Calendrier des réunions, plans de l’école, tableau des services, liste des classes, liste des PAI, emplois du temps AESH, trombinoscopes, etc.
- Documents utiles : Calcul des fréquentations, gérer le climat scolaire, les demandes d’absence, les sorties scolaires, les demandes de radiation, de redoublement, les APC, les EBEP, les rapports d’accident, etc.
- Cycle 1 – Progressions & ressources : Tous les projets, les progressions, les documents communs au cycle.
- Cycle 2 – Progressions & ressources : Tous les projets, les progressions, les documents communs au cycle.
- Cycle 3 – Progressions & ressources : Tous les projets, les progressions, les documents communs au cycle.
Accessible depuis n’importe quel ordinateur avec votre code de connexion ARENA – PIA, cet espace permet de télécharger et d’imprimer toutes ces ressources en un rien de temps. Et ça fait gagner de la place sur les clés USB et les Drive. 😉
